−海外からの食品関連商品の輸入・卸を主な業務とする"MY商事株式会社"（仮名）。東京に本社をおく従業員30人程の小さな会社だが、一昨年大阪に支社を出し、大阪支社勤務の5人が新たに加わり頑張っている。

　−過去、書類上の細かいミスや連絡事項の不徹底により業務が滞ることがままあり、また支社もできたことで経理の統一や連絡注意事項の徹底、よりスムーズな社員間のコミュニケーションなど、社内インフラの整備を考えるようになった。

▼当時の状況・・・・・・・・

● 社員全員分のコンピューターはないが、３人に２台の割合で使用可能。
● 各コンピューターが個人仕様でソフトもバラバラ。
● Eメールは個人のアドレスを使用。
● 部門内での共有はあっても、部門間ではLANなどで共有していない。
● 重要な書類は一旦コンピューターやワープロで作成。
● 紙ベースでの受け渡し・管理が主。
● 必要に応じて必要なソフトが入っているコンピューターの席をゆずってもらい使用。
● 連絡事項はメモを渡すか席に置いておくだけのずさんな管理。

　−そこで、社内会議を開きいろいろと検討した結果、「グループウェアを導入してはどうか」と、60日間の試用期間のついたサイボウズを試しに利用してみようとしたが・・・

● サーバー等に詳しい社員もおらず、かと言って専任のエンジニアを雇う予算はない。
● サーバーやルーター、バックアップシステムなどに掛かる費用が大きすぎる。
● 導入にかかる費用や労力に比較して、それだけの見合った効果がえられるか疑問。
● 社員全員がスムーズに使用できる状態になる迄の間に起こりえる処々の問題が不安。

　−そのような問題の解決を話し合ううちに「ASPサービスを利用してはどうか？」という意見が出た。ASPサービスを利用すれば・・・

● サーバーなど、ハードウェアを購入する費用が必要ない。
● メンテナンスも任せられ、バックアップなどデーターの保守管理にも問題ない。

・・・などの理由から、当初は本社社員の約半分と大阪支社とで、ASPサービスを利用しサイボウズを導入することにした。

　−当時の推進担当者Fさんにお話を伺うと・・・

『導入自体は何の問題もなく、後は使用する社員個々の問題でした。そこで・・・

● 今迄の各個人のやり方から距離をおき、皆できるだけサイボウズを利用する。
● わからないことは個人個人で解決。
● 主に使用する機能はできるだけ把握し、その後他社員へも教えられるようにする。
● グループ間の伝達や広報にもできるだけサイボウズ（メールや掲示板）を使用する。

・・・ということを目標にかかげ運用を開始しました。また、初期費用もASPサービスを利用することで格段に抑えることができたので、「失敗しても大きな損失になる金額ではない」と、気軽に取り組める雰囲気はありました。』

　−運用開始当初は、いろいろな機能を十分に使いこなせず戸惑うこともあったが、各自"ヘルプ"機能を使用したり他の社員に相談したりしながら習得。試用期間を経て50ユーザーのライセンスを正式購入、本格導入に踏み切った。

　−経理担当Aさんの場合：
『以前は大量な過去の書類の中から必要なものを捜しまわたり、書類の未提出者を確認するのにもいちいち書類全部を調べるなど、時間的なロスが非常に大きな問題になっていましたが、"文書管理"機能を使用するようになってからは、ほとんどコンピューターのモニター上だけで短時間に作業が済むようになりました。必要な書類はコンピューター上で簡単に入手できますから、他の社員が必要な時などにも、わざわざ以前のようにこちらからコピーして手渡す手間もなくなりましたね。』

　−営業部Bさんの場合：
『うちは社員が少ない分、営業部のみんなが掛け持ちでそれぞれに仕事を共有してる場合がほとんど。以前にはあった、必要なときに連絡先がわからなかったり、新規のお客様の情報がなかったり...などのトラブルも、"共有アドレス帳"さえ見れば必要な情報はそこにありますし、他社員に尋ねる必要もありません。うちの場合はオプションの"プロジェクト管理"も使用していますので、各プロジェクトや取引などの進行状況も、担当者に尋ねなくとも一目でわかります。自分自身のスケジュールも組みやすいし仕事のスピードが全然違いますね。営業部全員の行動も"スケジュール"で把握できますし、より詳しい情報がほしい場合は"行き先案内板"を見ればわかります。急なお客様からの電話にも、より的確な受け答えができるようになりました。今までのように"今日はちょっと外出中でわかりません..."などということがなくなりました。重要な用件がある場合は営業部門専用の"ToDoリスト"に記録を残しておけば、担当者に急な用事ができても他のメンバーが対応できますし、また、先のスケジュールも組みやすいんです。』

　−総務担当Cさんの場合：
『とにかく全社員への連絡事項が、"掲示板"を使用することで徹底できるようになったことが大きいですね。誰が見て誰が見てないかもきちんと把握できますから、期日がせまってもまだ見てない社員がいれば、その社員にだけ連絡すればすむことですし。組織全体で取り組まなければいけないことや、共有情報の徹底は随分変わりました。その分情報を受け取る側の社員の自己責任は増えましたが、以前のように"言った"、"聞いてない"のトラブルはほとんどありません。ちゃんと文書として残ってるわけですから。社員間、部門間のコミュニケーションもスムーズになりました。うちのように営業部が半数をしめる会社の場合は会社に全員が揃っているときのほうが珍しく、サイボウズが会社の形態にうまく合っているというか、便利ですね。』

　−本部長Dさんの場合：
『私の場合は、営業で外出する際にもノートブックさえあれば社員個々のスケジュール等から、プロジェクトの進行具合等まで即座に把握でき重宝しています。取引先や提携企業などの情報もそこに全てあるので、打ち合わせもスムーズに進めることができますね。"確認してみないとわかりません"という回数が減りました。また、出張先でも"電子会議室"を利用すれば本社の会議に出席できますし、「誰それがいないから」と会議自体を引き延ばしにする必要がなくなったのは、会社全体としても業務の遂行におおきなメリットがあります。"施設予約"や"スケジュール"を利用して、突発的な会議の招集なども誰に相談することなく決定できます。うちのような中小企業は個々の動きが激しい分、全体としての動向が把握できてない面がありましたが、そのようなこともなくなり連携プレーもスムーズにいくようになりましたね。』

　−大阪支社長Eさんの場合：
『書類上の問題や本社との情報共有も、サイボウズさえあれば問題ありません。東京と大阪という距離感はまったくと言っていいくらい感じませんよ。大阪支社は営業部主体なので、社内のさまざまな手続きや連絡事項など、本社にいれば簡単にできることでも、こちらでは手間取ることが多かったのですが、そのようなこともなくなりました。必要な書類、情報は全てパソコンの中にあるので、いちいち電話で確認をとる手間もないし、より自由に活動できるって感じですね。』

　−現在、全社員での運用までには至っていないが、IDのライセンスは取得済みなので、後は全員に1台ずつのコンピューターが行き渡れば全社員間での運用ができる状態である。

　−現在でもASPサービス側との窓口を担当するFさんは：
『ASPサービスを利用したので初期投資のサーバ購入等の出費がなくなり、その分、社員一人一人へのコンピューター増設購入費用に当てられました。現在では投資価値としては十二分な評価を上げていると思います。ミスコミュニケーションによる社員間のトラブルもなくなるし、これは中小企業にとってはかかせない社内インフラではないでしょうか。重要文書などのバックアップも安心して任せられるし、経営のスピード化や業務形態の変化に対応するには、従来の紙ベースの保存・伝達方法では限界がありますからね。導入して正解だったと痛感しています。』